La gestione e la conservazione delle cartelle sanitarie e di rischio rappresentano uno degli aspetti più delicati della sorveglianza sanitaria aziendale. La normativa italiana è molto chiara su tempi, modalità e responsabilità. Tuttavia, nella pratica quotidiana molti datori di lavoro non conoscono nel dettaglio i propri obblighi, rischiando sanzioni e criticità in caso di controlli.
Per quanto tempo devono essere conservate le cartelle sanitarie dei lavoratori? Normativa aggiornata e obblighi per il datore di lavoro
La cartella sanitaria non è solo un adempimento burocratico: è un documento fondamentale per la tutela della salute del lavoratore, che permette di ricostruire l’esposizione a rischi anche molti anni dopo.
In questo articolo analizziamo cosa prevede il D.Lgs. 81/08, chi deve custodire la documentazione, per quanto tempo deve essere conservata e cosa accade alla cessazione del rapporto di lavoro.
Cos’è la cartella sanitaria e di rischio
La cartella sanitaria e di rischio è il documento che contiene tutte le informazioni cliniche e gli accertamenti sanitari relativi al lavoratore. Viene redatta e aggiornata dal Medico Competente (MC) e rappresenta lo strumento principale per monitorare lo stato di salute dei dipendenti esposti a rischi professionali.
All’interno della cartella sanitaria sono presenti:
• anamnesi e dati anagrafici del lavoratore;
• risultati delle visite mediche periodiche;
• esami strumentali (audiometria, spirometria, visiotest, elettrocardiogrammi ecc.);
• giudizi di idoneità;
• eventuali prescrizioni o limitazioni;
• descrizione dei rischi professionali a cui il lavoratore è esposto.
La cartella sanitaria è quindi un documento riservato, trattato nel pieno rispetto della normativa sulla privacy (GDPR) e custodito dal Medico Competente.
Normativa di riferimento: cosa dice il D.Lgs. 81/08
Il testo di legge che disciplina obblighi e durata della conservazione delle cartelle sanitarie è l’articolo 25, comma 1, lettera c) e l’articolo 41 del D.Lgs. 81/2008.
Secondo la normativa:
- la cartella sanitaria deve essere conservata per almeno 10 anni dall’ultimo giorno di esposizione del lavoratore al rischio;
- in alcuni casi particolari, la conservazione deve essere molto più lunga, fino a 40 anni;
- la custodia è responsabilità del Medico Competente, non del datore di lavoro, sebbene quest’ultimo debba garantirne la corretta archiviazione.
Vediamo nel dettaglio le differenze per tipologia di rischio.
Le malattie professionali si dividono in due grandi categorie: Tabellate e Non Tabellate
Per quanto tempo devono essere conservate? I casi previsti dalla legge
1. Conservazione minima: 10 anni
Il termine standard previsto dalla normativa è di 10 anni dall’ultima visita medica del lavoro o dall’ultima esposizione al rischio.
Questo termine si applica per la maggior parte dei rischi, tra cui:
- movimentazione manuale dei carichi;
- lavoro notturno;
- videoterminali (VDT) per lavoro superiore alle 20 ore settimanali;
- rumore non particolarmente elevato;
- sostanze sostanze che non generano polveri o non cancerogene;
- mansioni con rischio stress-lavoro correlato;
- attività con rischio biomeccanico.
Per tutte queste esposizioni il datore di lavoro deve garantire che il Medico Competente conservi la cartella per almeno 10 anni.
2. Conservazione prolungata: 20 anni
Si passa a 20 anni quando il lavoratore è esposto a:
- agenti chimici molto pericolosi (ma non cancerogeni);
- alcune forme di rischio biologico;
- esposizioni particolari definite dal Titolo IX del D.Lgs. 81/08.
3. Conservazione fino a 30 anni
Nel caso di esposizione ad amianto, la legge prevede che la cartella sanitaria venga conservata per 30 anni dalla cessazione dell’esposizione.
Questo perché l’amianto può provocare patologie che insorgono anche molti anni dopo, come mesotelioma e asbestosi.
4. Conservazione fino a 40 anni
Il periodo più lungo previsto dalla normativa riguarda:
- esposizione ad agenti cancerogeni;
- esposizione ad agenti mutageni;
- esposizione ad agenti biologici del gruppo 3 e 4.
In questi casi il rischio è particolarmente elevato e gli effetti sulla salute possono manifestarsi anche dopo decenni.
Per questo motivo la legge impone una conservazione fino a 40 anni, per garantire tracciabilità e tutela del lavoratore.
Chi deve conservare la cartella sanitaria?
In base all’art. 25 del D.Lgs. 81/08:
- la cartella sanitaria e di rischio è custodita dal Medico Competente;
- può essere conservata in formato cartaceo o informatizzato, purché siano garantiti privacy e integrità del dato;
- non può essere visionata dal datore di lavoro, ma solo ricevuta in copia su richiesta del lavoratore;
- al termine dell’incarico del Medico Competente, la cartella deve essere trasferita al medico subentrante.
Il datore di lavoro deve invece garantire:
- la disponibilità di spazi sicuri per l’archiviazione;
- la corretta nomina e sostituzione del Medico Competente;
- il rispetto degli obblighi privacy.
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Cosa accade quando un lavoratore cessa il rapporto di lavoro?
Quando un lavoratore lascia l’azienda:
- il Medico Competente deve consegnare al lavoratore copia della cartella sanitaria;
- la cartella originale viene conservata dal Medico Competente per il periodo previsto dalla legge (da 10 a 40 anni);
- il datore di lavoro deve assicurare che la sorveglianza sanitaria venga chiusa correttamente.
La copia consegnata al lavoratore è importante perché può essere richiesta:
- in caso di nuova assunzione in ambienti simili;
- per aggiornare la storia sanitaria;
- in caso di contenziosi o malattie professionali.
Perché è importante rispettare i tempi di conservazione
La cartella sanitaria non è solo un adempimento burocratico: è un documento fondamentale per la tutela della salute del lavoratore, che permette di ricostruire l’esposizione a rischi anche molti anni dopo.
Non rispettare i tempi previsti espone l’azienda a:
- sanzioni amministrative;
- responsabilità civili e penali;
- problemi in caso di ispezioni ASL o INAIL;
- impossibilità di riconoscere eventuali malattie professionali.
Conclusione
In sintesi, la normativa prevede che le cartelle sanitarie e di rischio siano conservate:
- 10 anni: rischi generici e più comuni;
- 20 anni: esposizione a determinati agenti chimici o biologici;
- 30 anni: esposizione ad amianto;
- 40 anni: esposizione ad agenti cancerogeni, mutageni o biologici ad alto rischio.
La responsabilità della custodia spetta al Medico Competente, mentre il datore di lavoro deve garantire le condizioni necessarie alla corretta gestione.
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