ALLEGATO 3B: AGGIORNAMENTI E SCADENZE, NOVITÀ 2026

Ultimo aggiornamento: 26/09/26

Allegato 3b: Come si compilano e si inviano i dati aggregati sanitari e di rischio, entro quando, e perché l’errore più costoso non è la scadenza ma la codifica dei rischi.

L’Allegato 3B è un documento essenziale per la sorveglianza sanitaria dei lavoratori, come stabilito dal D.Lgs 81/08 . Questo documento, compilato dal Medico Competente, raccoglie e trasmette dati aggregati su salute e rischi dei lavoratori all’INAIL. 

Non è solo un adempimento burocratico, ma uno strumento chiave per monitorare e prevenire rischi e malattie professionali, tutelando la salute nei luoghi di lavoro. 

La sua corretta gestione è quindi fondamentale per la sicurezza e la conformità normativa.

Che cos’è l’Allegato 3B?

Tecnicamente, l’Allegato 3B è il modello con cui il medico competente trasmette i dati collettivi aggregati sanitari e di rischio dei lavoratori sottoposti a sorveglianza sanitaria. La base normativa è l’articolo 40, comma 1, del D.Lgs. 81/2008, che impone la trasmissione esclusivamente per via telematica ai servizi territoriali competenti entro il primo trimestre dell’anno successivo a quello di riferimento.

Due parole di quella formulazione meritano attenzione: collettivi e aggregati.

Non si trasmettono cartelle sanitarie né diagnosi individuali, ma numeri: quanti lavoratori sono stati visitati, a quali rischi sono esposti, quanti giudizi di idoneità con limitazioni o prescrizioni sono stati espressi.

La riservatezza del singolo resta intatta, e chi vuole capire come sono protetti i dati individuali trova il quadro nel nostro articolo su La cartella sanitaria e di rischio del lavoratore.

A cosa serve concretamente questo flusso di dati:

• alimentare i sistemi informativi nazionali sulla salute e sicurezza sul lavoro con informazioni che nessun’altra fonte possiede;
• fornire ad ASL e Regioni una mappa dei rischi effettivamente presenti sul territorio;
• permettere il confronto tra comparti produttivi e l’individuazione dei settori più critici;
• orientare le campagne di prevenzione e i piani di vigilanza degli organi di controllo;
• restituire allo stesso medico competente una fotografia ordinata della propria attività annuale, utile per rivedere il protocollo sanitario dell’anno seguente.

Chi compila l’Allegato 3B

Qui sta l’equivoco più frequente che ci troviamo a chiarire. L’obbligo dell’articolo 40 è in capo al medico competente, personalmente, non al datore di lavoro. È lui che ha i dati, è lui che li aggrega, è lui che accede al portale e firma l’invio.

Il datore di lavoro non compila nulla e non può farlo al posto suo: la sua parte è a monte, e consiste nell’aver nominato il medico competente e nell’avergli fornito informazioni complete su cicli produttivi e valutazione dei rischi. Abbiamo raccontato nel dettaglio questo perimetro di responsabilità in Datore di lavoro: quali obblighi per la medicina del lavoro e, per la figura professionale in sé, in Il Medico Competente Aziendale.

Detto questo, nella nostra esperienza il confine pratico è meno netto di quanto sembri. Se un’azienda cambia medico competente a metà anno, chi trasmette i dati dell’anno appena chiuso? Se un medico rinuncia all’incarico a dicembre, l’obbligo lo segue o resta all’azienda?

Il nostro consiglio operativo, dopo anni di passaggi di consegne gestiti male, è banale ma risolve quasi tutti i casi: mettere per iscritto nel contratto d’incarico chi si occupa dell’Allegato 3B relativo all’anno di riferimento, e prevedere la consegna ordinata dei dati aggregati in caso di cessazione. Ne parliamo anche in La Sorveglianza Sanitaria dei Lavoratori, dove il tema della continuità della sorveglianza sanitaria torna più volte.

Come si compila l’Allegato 3B?

Sul piano operativo il flusso è più semplice di quanto la sua fama suggerisca, purché non si arrivi a marzo con i dati sparsi in cartelle diverse. I passaggi sono quattro:

• raccolta continua dei dati durante l’anno di riferimento: numero di lavoratori sottoposti a sorveglianza sanitaria, rischi indagati, visite effettuate, giudizi espressi;
• aggregazione e anonimizzazione, con riconduzione di rischi e mansioni alle voci previste dal modello;
• compilazione dell’Allegato 3B sul portale INAIL, online oppure tramite caricamento di un file XML generato dal proprio software gestionale;
• invio telematico e conservazione della ricevuta, che è l’unica prova dell’adempimento.

L’accesso al servizio dedicato al medico competente sul portale INAIL avviene con SPID o CIE. La via XML è quella che consigliamo a chi gestisce molte aziende: riduce l’errore di trascrizione, che nella nostra esperienza è la causa numero uno di dati incoerenti.

Il punto debole, però, non è l’invio: è la codifica dei rischi. Se durante l’anno i rischi sono stati registrati con nomenclature libere, ricondurli alle categorie del modello a marzo diventa un esercizio di interpretazione e il dato aggregato perde qualità.

La soluzione è a monte: un protocollo sanitario scritto con voci di rischio allineate a quelle del modello. Ne abbiamo scritto in Il Protocollo Sanitario: cos’è davvero, chi lo scrive e il collegamento con il Documento di Valutazione dei Rischi (DVR) è diretto, perché è da lì che le voci di rischio dovrebbero discendere.

Scadenza dell’Allegato 3B: perché il “31 marzo” va sempre verificato

Il termine ordinario è chiaro nella norma: primo trimestre dell’anno successivo a quello di riferimento dei dati, quindi il 31 marzo. Ma quella data va maneggiata con prudenza, perché negli ultimi anni è stata più volte spostata:

• 2020: la trasmissione è stata prorogata al 31 luglio dal Ministero della Salute;
• 2021: l’adempimento è stato sospeso per l’emergenza Covid;
• 2024: il termine è slittato al 31 maggio.

Per i dati relativi al 2026 la scadenza ordinaria cade quindi il 31 marzo 2027, salvo proroghe non ancora annunciate: la pagina dedicata del Ministero della Salute resta il posto giusto dove controllare.

Il consiglio del nostro team, però, è di non programmare il lavoro sulla proroga. Le proroghe arrivano tardi, spesso a pochi giorni dalla scadenza originaria, e chi ha aspettato si trova comunque a compilare di corsa.

Nella nostra pratica quotidiana l’Allegato 3B si prepara a gennaio, quando i dati dell’anno precedente sono ancora freschi e le cartelle sanitarie facilmente consultabili.

Vale la pena ricordare che i dati richiesti sono esattamente quelli che il medico competente già produce nel corso dell’anno per la sorveglianza sanitaria periodica: chi tiene ordinati i verbali della visita medica periodica e i giudizi di idoneità non deve ricostruire nulla.

Quali sanzioni in caso di mancato invio dell’Allegato 3b?

La sanzione è prevista dall’articolo 58, comma 1, lettera e), del D.Lgs. 81/2008 e colpisce la violazione dell’articolo 40, comma 1: quindi non solo il mancato invio, ma anche quello tardivo o incompleto.

Due precisazioni che ci sembrano più importanti dell’importo.

La prima: la sanzione è personale del medico competente, non dell’azienda, e va spiegata bene a entrambe le parti.

La seconda: le sanzioni a carico del datore di lavoro per le carenze nella sorveglianza sanitaria seguono un binario diverso, che abbiamo ricostruito in Sanzioni per mancata Sorveglianza Sanitaria e che vale la pena non confondere con questo obbligo.

Per chi voglia inquadrare l’articolo 40 nel disegno complessivo del decreto, rimandiamo alla nostra sintesi del Testo Unico sulla Salute e Sicurezza sul Lavoro – Titolo I.

Un flusso da non confondere con gli altri

Un chiarimento che facciamo spesso: l’Allegato 3B non è la fonte dei rapporti epidemiologici che si leggono sui giornali. Il Dodicesimo Rapporto INAIL-Regioni sulle malattie professionali, pubblicato nel settembre 2025 sui dati 2021-2022, si basa sul sistema Malprof, alimentato dalle segnalazioni raccolte dalle ASL: un flusso distinto, con finalità diverse.

Confonderli porta a conclusioni sbagliate. Sul tema dell’emersione delle patologie da lavoro rimandiamo a Malattia Professionale: i segnali precoci.

Una nota di attualità normativa, infine. Il DL 159/2025, convertito nella Legge 198/2025 ed entrato in vigore il 31 dicembre 2025, ha ridisegnato diversi aspetti della sorveglianza sanitaria, dalle visite in orario di lavoro alla prevenzione oncologica, ma non ha toccato l’articolo 40 né il modello dell’Allegato 3B.

Chi vuole capire su quali lavoratori scatta l’obbligo di sorveglianza sanitaria trova la mappa in Sorveglianza Sanitaria: quando è obbligatoria e per chi, mentre il momento della visita medica del lavoro e la formulazione del giudizio di idoneità alla mansione sono i due passaggi da cui, in concreto, nascono i numeri che finiscono nel modello.

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FAQ

Chi deve inviare l’Allegato 3B, il medico competente o il datore di lavoro?

Il medico competente, personalmente. L’articolo 40, comma 1, del D.Lgs. 81/2008 pone l’obbligo in capo a lui; il datore di lavoro non può compilarlo al suo posto. Il perimetro dei rispettivi obblighi è ricostruito in Datore di lavoro: quali obblighi per la medicina del lavoro.

Entro quando va trasmesso l’Allegato 3B?

Entro il primo trimestre dell’anno successivo a quello di riferimento dei dati, quindi entro il 31 marzo. Per i dati 2026 il termine ordinario è il 31 marzo 2027. Poiché in passato sono state disposte proroghe (31 luglio 2020, sospensione 2021, 31 maggio 2024), conviene verificare sempre gli avvisi del Ministero della Salute.

Cosa si rischia se l’Allegato 3B non viene inviato?

Una sanzione amministrativa pecuniaria a carico del medico competente, ai sensi dell’art. 58, comma 1, lett. e) del D.Lgs. 81/2008. La sanzione scatta anche per invio tardivo o incompleto.

L’Allegato 3B contiene dati sanitari dei singoli lavoratori?

No. Contiene esclusivamente dati collettivi aggregati e anonimi. I dati individuali restano nella cartella sanitaria e di rischio, custodita secondo le regole che spieghiamo in La cartella sanitaria e di rischio del lavoratore e in La Sorveglianza Sanitaria dei Lavoratori.

L’Allegato 3B è la fonte dei rapporti sulle malattie professionali?

No: i rapporti INAIL-Regioni si basano sul sistema Malprof, alimentato dalle segnalazioni ASL. Sono due flussi informativi distinti, con finalità diverse.