Ultimo aggiornamento: 22/07/26
Cos’è la riunione periodica? È l’incontro annuale previsto dall’art. 35 del D.Lgs. 81/2008 per le aziende con più di 15 lavoratori, con datore di lavoro, RSPP, medico competente e RLS, dedicato a DVR, infortuni, sorveglianza sanitaria e verbale finale.
La riunione è obbligatoria per legge e deve essere convocata da parte del datore di lavoro almeno una volta all’anno. Prevista dal D.Lgs. 81/2008, questa riunione non è solo un adempimento formale, ma un’opportunità concreta per promuovere la cultura della prevenzione e migliorare le condizioni di lavoro.
E’ un’importante occasione per discutere di temi fondamentali per la sicurezza e la salute dei dipendenti, vediamo insieme chi la convoca, chi partecipa e quali sono gli argomenti da trattare.
Indice
PERCHÉ LA RIUNIONE PERIODICA CONTA PIÙ DI QUANTO SEMBRI
RIUNIONE PERIODICA: CHI PARTECIPA?
QUANDO È OBBLIGATORIA E OGNI QUANTO VA CONVOCATA
COSA METTERE ALL'ORDINE DEL GIORNO
COSA RISCHIA IL DATORE DI LAVORO CHE NON LA CONVOCA
FAQ
Perché la riunione periodica conta più di quanto sembri
Un dato che ci colpisce ogni volta: nel 2025 le denunce di infortunio sul lavoro pervenute all’INAIL sono state 597.710, l’1,4% in più rispetto alle 589.571 del 2024.
Le denunce di infortunio mortale sono state 1.093, tre in più dell’anno precedente.
Dentro quel totale c’è un dettaglio che dice molto su dove si sta spostando il rischio: i casi mortali “in occasione di lavoro” in senso stretto sono leggermente scesi, da 797 a 792, mentre gli infortuni mortali in itinere sono aumentati da 280 a 293 (+4,6%) e le denunce complessive in itinere hanno raggiunto 99.939 casi, +3,2% sul 2024.
Sono numeri che una riunione periodica ben fatta dovrebbe guardare in faccia: non l’andamento nazionale in astratto, ma quello aziendale, letto insieme a chi conosce i reparti.
Perché la riunione periodica è, in molte aziende, l’unico momento dell’anno in cui datore di lavoro, RSPP, medico competente e rappresentante dei lavoratori per la sicurezza si trovano allo stesso tavolo con l’obbligo di parlarsi.
Come Medicolavoro.org ha già illustrato nella guida al Decreto legislativo 81/2008, il Testo Unico costruisce la prevenzione come un sistema di ruoli che dialogano, non come una somma di adempimenti individuali: l’art. 35 è la cerniera di quel sistema.
Riunione periodica: chi partecipa?
Il testo vigente dell’art. 35, indica partecipanti tassativi:
- il datore di lavoro o un suo rappresentante, che convoca la riunione periodica e ne risponde;
- il RSPP, cioè il responsabile del servizio di prevenzione e protezione, che porta il quadro tecnico dei rischi;
- il medico competente, ove nominato, che porta il punto di vista sanitario;
- il RLS, il rappresentante dei lavoratori per la sicurezza, che porta ciò che accade davvero nei reparti.
Uno studio pubblicato nel 2022 sul Giornale Italiano di Medicina del Lavoro ed Ergonomia, l’indagine nazionale IMPAcT-RLS2 condotta da INAIL con la Fondazione Di Vittorio, descriveva RLS moderatamente soddisfatti del proprio ruolo ma che chiedevano più formazione e un accesso più ampio ai documenti aziendali.
Capita spesso che un RLS riceva i dati il giorno stesso della riunione periodica, senza averli mai visti prima, non può contribuire davvero.
Un chiarimento necessario: non esiste alcuna soglia dei 200 dipendenti che imponga la partecipazione delle rappresentanze sindacali aziendali.
Non trova alcun appiglio nel testo vigente dell’art. 35. Altre figure, preposti, responsabili di produzione, HR, addetti alle emergenze, possono essere invitate quando servono, e nella nostra esperienza la presenza del preposto rende la discussione molto più concreta, ma nessun invitato sostituisce i quattro soggetti obbligatori.
Quando è obbligatoria e ogni quanto va convocata
L’obbligo previsto dall’art. 35 del D.Lgs. 81/2008 scatta nelle aziende o unità produttive con più di 15 lavoratori, e la riunione periodica va convocata almeno una volta all’anno.
Ci sono poi occasioni in cui va indetta indipendentemente dalla scadenza annuale:
- Variazione del rischio: variazioni significative delle condizioni di esposizione al rischio;
- Nuove tecnologie: programmazione e introduzione di nuove tecnologie con riflessi sulla salute e sicurezza dei lavoratori;
- Richiesta del RLS (aziende sotto soglia): su richiesta del RLS nelle aziende sotto la soglia, quando si verificano variazioni significative.
Attenzione al modo di contare i lavoratori, perché è un altro punto su cui il nostro team incontra spesso confusione.
La norma parla di aziende ovvero unità produttive, quindi il riferimento può essere anche il singolo stabilimento o la singola sede dotata di autonomia.
Un gruppo con quattro unità produttive da venti addetti non organizza una sola riunione simbolica per tutti: ha un obbligo che va calibrato sulle realtà produttive concrete, perché i rischi di un magazzino non sono quelli di un ufficio commerciale.
Nelle realtà con 15 lavoratori o meno l’appuntamento annuale non è imposto, ma la possibilità di convocarlo resta e il RLS può chiederlo. Il nostro consiglio operativo è di farla comunque, anche in forma snella da quarantacinque minuti: nelle piccole imprese, dove la gestione della prevenzione ricade di fatto sullo stesso datore di lavoro, è l’unica occasione strutturata dell’anno per rileggere insieme il quadro dei rischi.
Per gli stabilimenti a rischio di incidente rilevante prevede un obbligo aggiuntivo e distinto, la politica di prevenzione degli incidenti rilevanti e il sistema di gestione della sicurezza, con consultazione del RLS, che si somma all’art. 35, non lo sostituisce né ne modifica la periodicità.
Cosa mettere all’ordine del giorno
L’art. 35 individua i contenuti minimi:
- il documento di valutazione dei rischi,
- l’andamento degli infortuni e delle malattie professionali con i dati della sorveglianza sanitaria,
- i criteri di scelta dei DPI,
- i programmi di informazione e formazione.
Tradotto in pratica, l’ordine del giorno che nella nostra esperienza funziona contiene:
- il DVR aggiornato, con le misure programmate l’anno prima e quelle effettivamente realizzate;
- gli infortuni e i mancati infortuni (near miss), reparto per reparto;
- i dati aggregati e anonimi della sorveglianza sanitaria, che il medico competente trasmette ogni anno all’INAIL entro il 31 marzo tramite l’Allegato 3B;
- i giudizi di idoneità con prescrizioni o limitazioni e le loro ricadute organizzative;
- le procedure di emergenza, la squadra antincendio e gli addetti al primo soccorso;
- formazione: scadenze, nuovi assunti, cambi di mansione;
- nuove tecnologie e nuove modalità di lavoro, compreso il lavoro agile, su cui è intervenuta la Legge 34/2026.
Un chiarimento che diamo sempre, perché genera equivoci: i dati sanitari che portiamo al tavolo sono esclusivamente aggregati e anonimi.
Nessun nome, nessuna diagnosi, nessun dettaglio clinico: il segreto professionale non si sospende in riunione.
Quello che possiamo dire, ed è molto, riguarda le tendenze: quante limitazioni sono state emesse e su quali mansioni, dove si concentrano i disturbi muscolo-scheletrici, come sta cambiando l’età media di un reparto.
È da questa lettura, non dai singoli certificati, che nascono le decisioni organizzative utili.
La norma richiede infine che della riunione periodica sia redatto un verbale a disposizione dei partecipanti per la consultazione2. Non disciplina invece le modalità di svolgimento: la videoconferenza, nella nostra lettura, è ammissibile purché sia garantita la partecipazione effettiva di tutti i soggetti obbligati e resti la tracciabilità del verbale.
Il verbale, aggiungiamo, non dovrebbe essere un elenco di presenze: quando contiene azioni, responsabili e date diventa il documento più utile dell’anno.
Cosa rischia il datore di lavoro che non convoca la riunione periodica
La mancata convocazione della riunione periodica è un’omissione sanzionata a carico del datore di lavoro e del dirigente, accertabile in sede di vigilanza dagli organi ispettivi.
Nella nostra esperienza, però, il problema non emerge quasi mai da un controllo a sorpresa: emerge dopo un infortunio, quando si ricostruisce a ritroso la catena degli adempimenti e si scopre che il verbale non è aggiornato.
In quel momento l’assenza della riunione diventa un elemento del quadro complessivo con cui viene valutata la condotta datoriale.
Abbiamo già trattato la logica del sistema sanzionatorio in Sanzioni per mancata sorveglianza sanitaria e il meccanismo di fondo è analogo: ciò che si sanziona è il mancato funzionamento del sistema di prevenzione, non il singolo foglio mancante.
La riunione periodica è il momento in cui la sicurezza aziendale smette di essere carta e diventa decisione.
I 1.093 infortuni mortali denunciati all’INAIL nel 2025 non si riducono con un verbale in più, ma con scelte prese da chi ha i dati davanti e l’autorità per attuarle, che è esattamente la funzione che l’art. 35 assegna a quel tavolo.
Il suggerimento pratico che diamo a datori di lavoro e RSPP è semplice: fissate la riunione a inizio anno e non a dicembre, chiedete al medico competente e al RLS di portare ciascuno due criticità concrete, e chiudete con tre azioni datate e assegnate.
Per il quadro completo degli obblighi rimandiamo alla nostra guida Sicurezza sul lavoro: la guida del datore di lavoro.
FAQ
La riunione periodica è obbligatoria nelle aziende con meno di 15 lavoratori?
No. L’art. 35 del D.Lgs. 81/2008 impone la riunione annuale nelle aziende o unità produttive con più di 15 lavoratori. Sotto quella soglia l’obbligo annuale non c’è, ma il RLS può chiederne la convocazione quando si verificano variazioni significative delle condizioni di esposizione al rischio. Nella nostra esperienza, farla comunque è una delle scelte a più alto rendimento per una piccola impresa.
Ogni quanto va convocata e chi la convoca?
Almeno una volta all’anno, su iniziativa del datore di lavoro o di un suo rappresentante. Va inoltre indetta, indipendentemente dalla scadenza annuale, in caso di variazioni significative dell’esposizione al rischio o di introduzione di nuove tecnologie che abbiano riflessi sulla salute e sicurezza dei lavoratori.
Il medico competente può mancare alla riunione periodica?
Se il medico competente è nominato, la sua partecipazione è prevista dall’art. 35 e la sua assenza sistematica svuota di senso l’incontro: è la figura che porta la lettura sanitaria dei dati. Ricordiamo che la sua presenza in azienda non si esaurisce nella riunione: comprende anche il sopralluogo annuale degli ambienti di lavoro, di cui parliamo in Il sopralluogo dei luoghi di lavoro.
Si può svolgere in videoconferenza?
L’art. 35 non disciplina le modalità di svolgimento. Nella nostra lettura la videoconferenza è ammissibile a due condizioni: la partecipazione effettiva e simultanea di tutti i soggetti obbligati e la redazione del verbale, che resta un adempimento pieno.
Durante la riunione vengono comunicati dati sanitari dei singoli lavoratori?
No, mai. Il medico competente illustra esclusivamente dati aggregati e anonimi della sorveglianza sanitaria gli stessi che confluiscono nella comunicazione annuale all’INAIL entro il 31 marzo tramite l’Allegato 3B. Nessuna diagnosi individuale può essere condivisa con il datore di lavoro.
Cosa succede se la riunione periodica non viene convocata?
La mancata convocazione della riunione periodica è un’omissione sanzionata a carico del datore di lavoro e del dirigente, rilevabile dagli organi di vigilanza. Nella pratica emerge soprattutto in sede di ricostruzione post-infortunio. In caso di sanzione amministrativa notificata, l’opposizione va proposta entro 30 giorni ai sensi dell’art. 6 del D.Lgs. 150/2011.
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